Komunikace při plánování

“Komunikace je klíčem pro jakékoli globální podnikání.” Anita Roddickznam komunikace v managementu společnosti nelze dostatečně vyzdvihnout. Je ustálenou skutečností, že systém komunikace je jedním ze základních kamenů, na nichž organizace stojí. Stejně je tak tomu v případě plánování. Plánování pomáhá při dosažení vize, je podkladem pro důležitá strategická rozhodnutí a umožňuje pružně reagovat na změny. Tedy bez správně nastavené komunikace je obtížné získat kvalitní plán.

Jaké jsou tedy nejčastější komunikační problémy, které při plánování vznikají a jak jim předejít?

Nejasné cíle – “Musíme zvýšit produkci” je příklad cílem, který je příliš generický. O kolik? Do kdy? Všechny produkty nebo jenom některé? Nastavení cílů by mělo být ideálně vedeno stylem SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Tedy cíle by měly být specifické, měřitelné, Dosažitelné, relevantní a časově omezené. Když aplikujeme SMART na první cíl, mohli bychom dostat tento cíl: “Po analýze s výrobním oddělením považujeme za cíl zvýšení produkce všech produktů o 20 % během Q1 2021.”

Kompetence a odpovědnosti – Při plánování, projektech nebo běžných činnostech je nutné nastavit “Vlastníky”, tedy osoby, které jsou za danou oblast zodpovědní a představit jim jejich kompetence. Předejte se tak chaosu a sporům, a naopak se zefektivní komunikace mezi zúčastněními.

Špatný time-tracking a nedodržování termínů – Realistické nastavení termínů je základem pro správný time tracking. Je nutné vyschlechnout všechny strany a zvážit jejich názory. Také je zapotřebí kontrolovat postup plněný k vytyčeným cílům. K tomuto je dobré dedikovat jednu osobu, ideálně na manažerské pozici.

Využívání nevhodných komunikačních nástrojů – Pro sledování postupu při vytváření budgetu je kritické, aby každý zúčastněný měl přístup k datům a dohodnutým termínům. Pro vyhnutí se nedorozumění je také přínosné mít zdroj informací, ve kterém jde sledovat změny a mít možnost komentovat dané změny. Emailová komunikace v tomto případě může být kontraproduktivní. Dobře zvolený prostředek pro komunikaci napomáhá rychlosti sestavení budgetu, pomáhá minimalizovat chybovost a zvyšuje přehlednost.

Workflow – Dalším faktorem, který omezuje rychlost vyhotovení, je způsob komunikace o statusu mezi zúčastněnými stranami. Klasický emailový “Ping pong” zabírá oběma stranám čas, který by mohli strávit produktivněji. Vytvoření jednoduchého rozhraní (např. excelová tabulka), ve kterém účastníci zapisují svůj postup, dovoluje lepší přehlednost a zrychluje celý proces.

Vaše komunikace v plánování?

Jaké komunikační procesy máte vy? Rozumí každý ve vašem teamu, co, kdy a jak má dělat? Komunikuje se vám v teamu dobře? Dejte nám vědět v komentářích!

Pokud máte dotazy nebo byste měli zájem o bezplatnou konzultaci, napište nám komentář na naší Linkedinové stránce nebo na email roman.danel@uniwise.cz